7 minuten | 2 november 2022 | Jelle Stegers
Online vergaderen voor dummies
Het houden van een online vergadering gaat niet altijd vanzelf, kijk maar eens naar deze mensen en als jij nu denkt ‘’dat moet toch beter kunnen’’, Nou dat denk ik dus ook! Lees vooral verder als jij net als ons ook een prof in online vergaderen wil worden.
Voortuitplannen met online vergaderen
Omdat tegenwoordig iedereen zijn agenda’s vol heeft staan met afspraken, of toch niet zo’n zin heeft in een vergadering. Is het vooruitplannen van een digitale meeting zeer belangrijk. Het help om het online vergaderen te vergemakkelijken en is dus echt een must voor iedere zolderkamer strijder! Want zeg nu eerlijk, jij hebt ook wel eens afgezegd omdat je nog lekker 5 minuutjes wilde snoozen. Als je een vergadering in het vooruit plant helpt het de uitgenodigden om de vergadering te halen. Daarnaast is het makkelijker om een afspraak te maken. Laat ook direct zien dat jij rekening houdt met hun megadrukke schema.
Vergeet ook niet om vooraf al wat grondwerk te doen. Dan kunnen jou en je collega’s snel van start te gaan met de online vergadering en verspillen jullie elkaars kostbare koffietijd niet. Dit brengt mij meteen bij een ander belangrijk onderwerp, de agenda.
Maak aantekeningen
Vaak is online vergaderen maar een lange zit, en natuurlijk ben je net iets sneller afgeleid thuis dan op kantoor. Maar om te voorkomen dat jij alweer een belangrijk punt bent vergeten is het maken van aantekeningen een waar redmiddel. Aantekeningen maken tijdens het online vergaderen zorgt er namelijk voor dat jij niks meer zal vergeten. Daarnaast is het goed om te voorkomen dat er direct na de meeting weer verder wordt gewerkt aan die o zo lange to do lijst die klaarligt om afgewerkt te worden. Vergeet ook niet dat die ene collega die zijn eerste kopje koffie gemist heeft voor de digitale meeting jou ultiem dankbaar zal zijn voor die aantekeningen.
Er bestaan veel hulpmiddelen voor het maken van aantekeningen. Denk bijvoorbeeld aan Evernote
Vergeet de follow-up niet
Als jij en je collega’s eindelijk een overeenstemming hebben over wie, wat wanneer gaat doen moet er meteen een nieuwe internet meeting worden ingepland. Want, hoe duidelijker de verwachtingen des te makkelijker het voor alle team leden gaat zijn om ze ook waar te maken. Niemand houdt ervan als die ene zijn werk weer niet op tijd af heeft. en laten wij eerlijk zijn, het uitstellen van zaken is toch wel iets makkelijker met dat online vergaderen.
Tot slot, stimuleer een beetje beweging
Vergeet ook vooral niet dat mensen die plezier hebben in hun werk vele malen effectiever zijn! online vergaderen is een hele andere manier van werken dan de kantoor vergaderingen die iedereen kent. Het is vaak een beetje eenzaam, en het gebrek aan koffiepauzes doet mijn rug al pijn.
Las dus vooral even een pauze in als het echt te lang duurt(hou hier ook rekening mee met het inplannen;-)) . Deze geplande pauzes kunnen de cognitieve eisen van online vergaderen verlichten, waardoor alle deelnemers weer verfrist en fruitig zijn. of misschien zelfs wel wandelend vergaderen?
Mocht je toch nog niet helemaal zijn uitgelezen, kijk dan ook naar alle andere thuiswerkblogs door hier te klikken
